Penerapaan Ilmu Manajemen Proyek Dalam Meningkatkan Keberhasilan Proyek

Hai, perkenalkan nama saya Theresia Roma A. Simanjuntak (21S18019), Jurusan Manajemen Rekayasa, Fakultas Teknologi Industri, Institut Teknologi Del. Tulisan ini bertujuan untuk memenuhi tugas matakuliah Manajemen Proyek Rekayasa. Terimakasih :)

-E N G I N E E R I N G   P r o j e c t   M A N A G E M E N T-

    Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk kegiatan proyek yang bertujuan untuk memenuhi persyaratan proyek. Dalam manajemen proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan, dimana masing-masing proses mencerminkan suatu aktivitas mulai dari proyek dimulai hingga proyek selesai. Jika jadwal dipersingkat, seringkali anggaran perlu ditingkatkan untuk menambah sumber daya tambahan untuk menyelesaikan jumlah pekerjaan yangsama dalam waktu yang lebih singkat. Jika peningkatan anggaran tidak memungkinkan, cakupan atau kualitas yang ditargetkan dapat dikurangi untuk memberikan hasil akhir proyek dalam waktu yang lebih singkat dengan jumlah anggaran yang sama. Pemangku kepentingan proyek mungkin memiliki gagasan berbeda mengenai faktor mana yang paling penting, menciptakan tantangan yang lebih besar. Mengubah persyaratan atau tujuan proyek dapat menimbulkan risiko tambahan. Tim proyek harus mampu menilai situasi, menyeimbangkan permintaan, dan memelihara komunikasi proaktif dengan pemangku kepentingan untuk mewujudkan proyek yang sukses.

    Menurut PMBOK proses yang terjadi dalam aktivitas proyek dibagi menjadi lima tahapan utama atau yang dikenal dengan istilah Project Management Process Groups (Process Groups), yaitu:

1. Initiating, yaitu tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifikasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan.
2. Planning, yaitu suatu tahapan untuk membuat dokumen perencanaan yang akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung. Adapun aktivitas yang akan dilakukan pada tahap ini adalah membuat dokumentasi project plan, resource plan, financial plan, risk plan, acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract supplier dan perform phare review.
3. Executing, yaitu mendefinisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi.
4. Monitoring and Controlling, yaitu sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.
5. Closing, yaitu hasil akhir proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya yang diserahkan kepada pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan post implementation review untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung sebagai pelajaran untuk proyek-proyek di masa yang akan datang.

    Dalam suatu proyek terdapat manajer proyek yang merupakan individu yang paling menentukan keberhasilan / kegagalan proyek. Karena dalam hal ini manajer proyek adalah orang yang memegang peranan penting dalam mengintegrasikan, mengkoordinasikan semua sumber daya yang dimiliki dan bertanggung jawab sepenuhnya atas keberhasilan dalam pencapaian sasaran proyek. Untuk menjadi manajer proyek yang baik, terdapat sembilan ilmu yang harus dikuasai yaitu:

• Manajemen Ruang Lingkup, yaitu mendefinisikan ruang lingkup pekerjaan yang harus dilakukan untuk menghasilkan deliverable yang sesuai dengan spesifikasi dan jangka waktu yang telah ditetapkan.

1. Plan Scope Management, yaitu menjelaskan bagaimana ruang lingkup proyek didefinisikan, diverifikasi dan dikontrol, serta bagaimana WBS didefinisikan.
2. Collect Requirements, yaitu membuat persyaratan rinci dari produk atau jasa akhir dirakit dan diperinci.
3. Define Scope, yaitu membuat scope statement yang menjabarkan justifikasi proyek, penjelasan produk, deliverable dan tujuan proyek yang meliputi aspek biaya, mutu dan jadwal sebagai acuan untuk membuat WBS.
4. Create WBS, yaitu menjabarkan scope statement menjadi suatu susunan deliverable yang mudah diatur, serta dikelompokkan berdasarkan deliverable utama.
5. Validate Scope, yaitu mendapatkan persetujuan deliverable proyek secara formal.
6. Scope Control, yaitu mengontrol perubahan ruang lingkup proyek.

• Manajemen Waktu, yaitu selama perencanaan, manajer proyek harus membagi proyek menjadi tugas dan membuat jadwal (tanggal mulai dan selesai untuk setiap tugas) dan anggaran untuk setiap tugas.

1. Plan Schedule Management, yaitu rencana manajemen jadwal berisi informasi seperti bagaimana jadwal akan dibuat, siapa yang akan bertanggung jawab untuk itu.
2. Define Activities, yaitu mengidentifikasikan aktivitas-aktivitas secara spesifik yang harus dilakukan oleh anggota tim proyek dan para Stakeholder sehingga menghasilkan produk-produk proyek.
3. Sequence Activities, yaitu mengidentifikasikan dan mendokumentasikan hubungan antara aktivitas-aktivitas proyek.
4. Estimate Activity Resources
5. Estimate Activities Durations, yaitu memperkirakan jumlah periode kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas individu atau tunggal.
6. Develop Schedule, yaitu menganalisis rangkaian aktivitas, memperkirakan durasi aktivitas, dan kebutuhan-kebutuhan sumber daya untuk membentuk jadwal proyek.
7. Control Schedule, yaitu mengendalikan dan mengatur perubahan-perubahan pada jadwal proyek.

• Manajemen Biaya, yaitu proses membuat perencanaan, estimasi budget dan mengontrol biaya agar biaya proyek tidak melebihi anggaran yang ditetapkan.

1. Plan Cost Management, yaitu rencana manajemen biaya menetapkan hal-hal seperti metodologi dimana anggaran proyek akan ditetapkan, kriteria untuk perubahan, dan prosedur pengendalian.
2. Estimate Costs, yaitu membuat perkiraan biaya, dengan mempertimbangkan sumber daya, tenaga kerja, bahan, peralatan, dan setiap item biaya lainnya.
3. Determine Budget, yaitu anggaran tugas digulung menjadi keseluruhan anggaran proyek.
4. Control Cost, yaitu mengontrol faktor-faktor penyebab varian biaya dan menjalankan prosedur kontrol perubahan.

• Manajemen Kualitas, dimana kualitas merupakan  salah satu dari tiga kendala waktu, biaya, dan ruang lingkup. Dengan demikian, ketika Anda membutuhkan kualitas yang lebih baik Anda perlu memasukkan lebih banyak waktu atau biaya.

1. Plan Quality Management, yaitu menentukan standar mutu dan standar konfigurasi yang sesuai untuk proyek dan cara pemenuhannya.
2. Perform Quality Assurance, yaitu melaksanakan aktivitas mutu untuk memastikan pelaksanaan proyek telah memenuhi standar proses yang ditetapkan.
3. Control Quality, yaitu untuk memonitor kesesuaian hasil proyek terhadap standar konfigurasi yang ditetap.

• Manajemen Sumber Daya Manusia, dimana tim proyek biasanya merupakan salah satu faktor paling penting dalam keberhasilan suatu proyek. Jika memiliki tim yang bagus, akan memiliki proyek yang sukses.

1. Plan HR Management, yaitu mengidentifikasi kualifikasi dan jumlah personil yang dibutuhkan serta mendokumentasikan peran dan tanggung jawab.
2. Menunjuk atau mendapatkan personil tim yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan proyek.
3. Membentuk project team dengan meningkatkan kompetensi dan kerjasama tim untuk meningkatkan kinerja proyek.
4. Mengelola project team dengan mengkoordinir dan memonitor kinerja tim, memberikan umpan balik, dan membantu memecahkan masalah proyek

• Manajemen Komunikasi, yaitu bertujuan agar komunikasi dan aliran informasi proyekberjalan efektif dan efisien. Komunikasi dengan para pemangku kepentingan sering menjadi faktor kunci yang memungkinkan para pemangku kepentingan untuk merasa puas bahkan ketika perubahan yang tidak terduga terjadi.

1. Plan Communication Management, yaitu menentukan perencanaan komunikasi proyek yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan stakeholder, seperti surat edaran investor, pembaruan kemajuan, perubahan proyek.
2. Manage Communication, yaitu selama pelaksanaan proyek, rencana komunikasi dipraktekkan dan komunikasi dikelola secara aktif.
3. Control Communication, yaitu selama titik-titik status reguler, komunikasi proyek ditinjau dan revisi rencana komunikasi dimulai.

• Manajemen Resiko, yaitu meliputi proses yang diperlukan untuk meminimalkan dampak negatif risiko terhadap keberhasilan proyek.

1. Plan Risk Management, yaitu menentukan metode pendekatan perencanaan dan pelaksanaan manajemen risiko yang akan ditetapkan.
2. Identify Risks, yaitu mengidentifikasi potensi risiko,membuat kategori risiko berdasarkan karakteristiknya, serta mendokumentasikannya.
3. Qualitative Risk analysis, yaitu memperkirakan dan menganalisis kemungkinan dan besarnya dampak yang akan ditimbulkan risiko.
4. Quantitative Risk, yaitu membuat penilaian hasil analisis dan menentukan prioritas risiko.
5. Plan Risk Progress, yaitu menentukan tindak lanjut untuk mengantisipasi dampak.
6. Control Risks, yaitu memonitor risiko yang sudahteridentifikasi dan mengidentifikasi munculnya risiko baru dan mengontrol dampaknya.

• Manajemen Pengadaan, meliputi proses yang diperlukan untuk memenuhi pengadaan barang / jasa yang disediakan oleh vendor/kontraktor sesuai jadwal.

1. Plan Procurement Management, yaitu rencana pengelolaan pengadaan mengidentifikasi kebutuhan pengadaan luar proyek dan parameter di mana kontraktor akan diperoleh.
2. Conduct Procurement, yaitu proses yang melibatkan pembuatan pernyataan kerja, kerangka acuan, permintaan proposal, dan semacamnya, serta meminta tanggapan dan memilih vendor.
3. Control Procurement, yaitu selama pelaksanaan proyek, kontraktor harus dikelola dan kontrak dimonitor untuk memberikan peringatan dini perubahan proyek.
4. Close Procurement, yaitu selama pelaksanaan proyek, kontraktor harus dikelola dan kontrak dimonitor untuk memberikan peringatan.

    Manajemen proyek dapat menyelesaikan masalah-masalah actual, local, dan global yang dipecahkan dengan pengetahuan manejemen sehingga masalah-masalah tersebut dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. Adapun proyek tersebut dikategorikan sebagai berikut.

1. Proyek Engineering Kontruksi. Dalam kegiatannya, aktivitas yang paling dominan yang dilakukan dalam proyek ini adalah pengkajian kelayakan, desain engineering, pengadaan dan konstruksi.
2. Proyek Engineering Manufacture. Secara garis besar, kegitan proyek ini meliputi seluruh kegitan yang bersifat untuk menghasilkan produk baru.
3. Proyek Pelayanan Manajemen. Dalam pengerjaannya, aktivitas utama dalam proyek ini adalah merancang system informasi manajemen, merancang program efisiensi dan penghematan, diversifikasi, penggabungan dan pengambilalihan, memberikan bantuan emergency untuk daerah yang terkena musibah, merancang strategi untuk mengurangi kriminalitas dan penggunaan obat-obat terlarang.
4. Proyek Penelitian dan Pengembangan. Adapun aktivitas utama yang dilakukan dalam pelaksanaan proyek ini meliputi melakukan penelitian dan pengembangan suatu produk tertentu.
5. Proyek Kapital. Secara umum, kegiatan yang dilakukan dalam proyek ini biasanya digunakan oleh sebuah badan usaha atau pemerintah, misalnya pembebasan tanah, penyiapan lahan dan pembelian material.

Meskipun memiliki ilmu manajemen yang terstruktur, manajemen proyek tetap membutuhkan pengembangan ilmu pengetahuan untuk dapat menambah metode manajemen agar Project Manager dapat mengambil keputusan dalam pengerjaan proyek secara tepat. Hal ini bertujuan agar proyek terselesaikan dengan baik dan tepat waktu sehingga menguntungkan pihak yang bersangkutan. Karena seperti yang telah diketahui, bahwa ilmu pengetahuan telah teruji kebenarannya dan disusun secara sistematis berdasarkan dengan metode ilmiah. Sehingga, ilmu pengetahuan kedepannya lebih dikembangkan agar lebih dapat membantu manusia dimasa yang akan datang dalam menyelesaikan permasalahan-permasalahan dan membuat suatu keputusan secara efektif dan efisien.

Referensi : 

PMBOK. (2008). A Guide to The Project Management Body of Knowledge, 4th Edition. An American National Standard. ANSI/PMI 99-001-2008. North Carolina,USA.